La mejora de los procesos empresariales se puede realizar de varias formas. Las más comunes son la re-ingeniería de procesos o implementando una cultura de mejora continua. La re-ingeniería de procesos consiste en una revisión puntual de los procesos de un área organizativa de la empresa o de toda ella, obteniendo una foto de cómo se hacen las cosas actualmente (conocido como AS IS), a continuación se hace un ejercicio de análisis y se buscan las ineficiencias. Una vez identificadas, se proponen posibles soluciones, se construye el modelo futuro (conocido como modelo TO BE) y por último, se realizan todas las modificaciones necesarias para alcanzar el modelo deseado. El resultado es un incremento en la productividad. Este incremento, con el paso de los años se va perdiendo, ya que surgen nuevas tecnologías que hacen que se pueda ser más productivo.

La mejora continua es realizar un esfuerzo interminable por la perfección en todo lo que haces. La mejora continua busca mejorar cada proceso en la empresa enfocándose en potenciar las actividades que generan el mayor valor para los clientes mientras se eliminan tantas actividades de desperdicio como sea posible. Esto es posible mediante sistemas ordenados o metodologías de revisión y actualización de los procesos basados en pequeños cambios que logran incrementar la productividad casi sin esfuerzo y haciéndolo poco a poco.

Los Programas de Mejora de Procesos de Negocio (BPIP) son proyectos que se inician con dos inquietudes principales. La primera, es realizar una re-ingeniería de procesos. La segunda es implementar la cultura de la mejora continua en la organización. Se sabe que cada cierto tiempo sucede un cambio en el ecosistema de producción que implica realizar otro proyecto de re-ingeniería. En ese momento ya estaremos más acostumbrado a realizar estas actividades y suponen un esfuerzo mucho menor para los equipo implicados.

Las organizaciones suelen ser una amalgama de procesos, desde los más sencillos a los más complejos, incluyendo los que se revisan periódicamente, hasta los heredados y que nunca se realizó un ejercicio crítico sobre ellos. Todo esto implica que dentro de las organizaciones se suelen dar, entre otros, los siguientes problemas típicos:

• • Falta de homogeneización en la documentación de entrada.
• • Tiempos de espera elevados, colas y cuellos de botella.
• • Se busca la excelencia en la operación individual, no en el proceso transversal.
• • Falta de estándares en la reutilización de la información.
• • Falta de visibilidad / información sobre el estado de tramitación de los procesos.
• • Dificultad para planificar el trabajo y asignar correctamente los recursos.

“Es necesario abordar cambios que nos lleven hacia unos servicios ágiles, sostenibles y de máxima calidad para nuestros clientes”

Por lo general, el objetivo principal de los Programas de Mejora de Procesos de Negocio (BPIP) es uno de los tres, o los tres siguientes:

• • Meta 1: Reducir el tiempo de proceso - Encontrar formas de llevar a cabo el proceso de manera más rápida o eficiente. Hay muchas formas diferentes de hacer esto, desde eliminar pasos inútiles hasta adoptar nuevas tecnologías.
• • Meta 2: Mejorar la calidad de salida - Crear un mejor producto con la misma entrada de recursos. Esto generalmente significa encontrar pasos dentro del proceso que influyen negativamente en el producto final, lo que da como resultado defectos y errores.
• • Meta 3: Eliminar los residuos - Descubrir procesos innecesarios y eliminarlos. No malgastando recursos de la organización en actividades que no aportan valor a nuestros clientes.

Beneficios esperados del programa

• 1 - Incrementar el rendimiento del equipo: Mediante la definición de una visión sistemática de todas las actividades y operaciones que se ejecutan. Realizando las actividades en el orden correcto y manteniendo el foco en las tareas del área. Gracias al enfoque sistemático en las actividades que le corresponden y distribuyendo sus esfuerzos adecuadamente.
• 2 - Incrementar la productividad: La ejecución de los procesos en orden y un equipo de trabajo alineado en un objetivo común es clave. Además, se aumenta la capacidad y la visión de la empresa para identificar más áreas de oportunidad.
• 3 - Reducir costes: La mala organización de los procesos también genera grandes costes, pues al no administrar adecuadamente los recursos de cada proceso, habrá desperdicios de todo tipo. A través de la mejora de procesos es posible administrar los recursos de forma óptima para cada departamento, y reducir las pérdidas del negocio.
• 4 - Reducir los plazos de ejecución: Se normalizarán los tiempos para realizar las actividades dentro de la empresa. Cuando el equipo opera organizadamente y los recursos se utilizan en tiempo y forma, no habrá ninguna interferencia para que se cumplan los plazos establecidos para la ejecución de cada proceso.
• 5 - Optimización de todos los procesos: Al detectar las causas de ineficiencia, mala organización, cuellos de botella, métodos obsoletos, entre otros, se establece un sistema metódico mucho más eficaz y simple para realizar cada proceso, con lo que se consigue garantizar la optimización de las operaciones de la organización.
• 6 - Minimizar los errores: Al verificar uno a uno cada aspecto y factor que hacen que cada acción individual se realice de una forma eficiente, se consigue que el proceso final se realice y se complete correctamente.
• 7 - Mayor eficiencia del negocio: Gracias a una visión de principio a fin del los procesos del negocio, se asegura no encontrar ningún impedimento o ineficiencia, asegurando que los indicadores operativos siempre se mantengan dentro de unos umbrales pre-establecidos y alertando cualquier desviación.
• 8 - Asegurar la calidad de los productos y servicios: El mejor indicador de los resultados es la completa satisfacción del cliente final. La única forma de alcanzar esta meta es con la mejora de los procesos que ayuda a estandarizar correctamente su desarrollo.
• 9 - Aumentar la motivación de las personas: La mejor motivación para cualquier equipo es que puedan alcanzar adecuadamente las métricas de objetivos y ventas que se necesitan para la sustentabilidad de la empresa. Con la mejora de procesos, se crea una buena relación y comunicación entre departamentos y uso de recursos, por lo que habrá un aprovechamiento adecuado del talento de cada empleado.

Mi "FRAMEWORK" de trabajo

Existen muchas metodologías diferentes para mejorar los procesos de negocios, pero la idea general suele ser la misma: tomar los procesos anteriores y encontrar formas de mejorarlos. Hacerlo de una forma organizada y estandarizada asegura el éxito del proyecto. Por eso formo a mis equipos en la aplicación de mi método. Este método está estandarizado con plantillas a completar por los analistas de proceso durante la realizaciones de workshop con el equipo del cliente. Además, se complementa con sesiones de formación para el equipo del cliente donde podrá ir adquiriendo gradualmente un conocimiento sobre la mejora continua aplicado a su puesto de trabajo. Este conocimiento que se va adquiriendo a lo largo del proyecto, es la base de la implementación de la cultura de mejora continua en la organización.

Las etapas que se realizan durante la ejecución de la iniciativa:

• 1 - Reconocer: Se mantienen reuniones con los diferentes miembros del equipo del cliente para lograr identificar todos los procesos (visibles y ocultos) dentro de la estructura organizativa que se analiza. Se realizan siete sesiones formativas donde el equipo de trabajo va realizando una inmersión metodológica, a la vez que va documentando sobre fichas predefinidas los procesos.
• 2 - Priorizar: Al finalizar la etapa anterior, se tiene una visión global de área. Esta visión ayuda a identificar que proyectos se deben ejecutar y el beneficio potencial que se obtendrá. En base a esto se realiza una lista de trabajo a realizar.
• Las fases 3 a 7 son similares a las realizadas en la ejecución de un proyecto típico de Lean Six Sigma (bien conocidas por los expertos en la mejora de procesos de negocio). Estas fases se repetirán por cada iniciativa de mejora que haya surgido en las fases anteriores. Se va a realizar una descongelación de toda la estructura organizativa. Además, se realizarán los cambios necesarios cuidando los detalles para conseguir una futura integración de todo el conjunto.
• 8 - Estandarizar: A lo largo de los ejercicios anteriores se ha realizado un estudio de toda la organización y se han identificado y unificado todos los procesos compartidos por las diferentes unidades de negocio que se beneficiaran de las mejorar aplicadas.
• 9 - Integrar: Esta última fase consiste en integrar todos los cambios realizados en el área dentro la estructura de la organización. Esto se consigue mediante la utilización de diversas técnicas logrando que los cambios realizados en el área no alteren al correcto funcionamiento de la organización.

Si quieres que ayude a tu compañía a implementar un programa de mejora de procesos de negocio que te ayude a mejorar los resultados, por favor, ponte en contacto conmigo mediante email. No olvides que también puedo ayudarte a ejecutar la mejora continua de tus procesos de negocio y organizativos.