Fran Garre

Hace unos años, los equipos encargados de mapear procesos necesitaban reunirse durante varios días para entender todas las partes del proceso, colocaban cada pieza en una pizarra, una “slide” o una hoja de cálculo. Era un trabajo arduo. Afortunadamente, gracias a las herramientas de process mining, podemos dejar en el pasado esa forma manual de analizar los procesos. Actualmente existen potentes algoritmos de minería y la transformación avanzada de datos hacen que la identificación y optimización de procesos sea rápida, basada en datos y completa.

Beneficios de Process Mining

Estas herramientas nos facilitan un análisis basado en hechos, con resultados objetivos, aportando seguridad y confianza, ayudando a conseguir la eficacia en costes y aportando visibilidad a los procesos. Todo esto se realiza llevando a cabo una monitorización continua.

Un desafío para el diseño de procesos de negocio siempre ha sido encontrar un equilibrio entre la realización de un análisis profundo y la identificación de acciones orientadas a la mejora, es decir, cuanto conocimiento del proceso necesitamos asimilar para poder inferir las acciones orientadas a la mejora. Es importante comprender, medir e identificar los recursos que consume un proceso, nos proporciona información sobre si el proceso necesita mejoras y cuáles pueden ser. Además, nos facilita una línea de base para comparar un proceso existente con uno rediseñado o mejorado. Pero vivimos en un mundo impaciente que solo esta interesado en los resultados rápidos, es por eso que quizás cada vez más, muchas organizaciones no están interesadas en realizar un análisis de procesos detallado, sino que solo quieren mejorar. El método DMAIC de Six Sigma tiene pasos de "medir" y "analizar" (la M y la A en DMAIC), pero muchas empresas los restan importancia a favor de "mejorar".

Esta necesidad de implementar la mejora rápidamente, se cubre gracias a la tecnología de la minería de procesos. Esta tecnología extrae datos de los registros de eventos de los sistemas transaccionales, o bien, mediante el análisis de los clics realizados que respaldan los procesos clave, permitiendo comprender, medir los flujos de información e identificar las variaciones reales del proceso. En otras palabras, permite el análisis de procesos sin mucha intervención humana. Esto también se conoce como "descubrimiento de procesos".

Pero, ¿he dicho que el mundo se está volviendo cada vez más impaciente? A pesar de que la minería de procesos facilita la comprensión de los procesos existentes, existe una demanda cada vez mayor para mejorar los procesos y tal vez un poco menos interés en medirlos y analizarlos. Esto es, en parte, una reacción natural a la economía actual, en la que las empresas no sienten que tienen el tiempo o el dinero para analizar, solo actuar.

Es este contexto es donde están surgiendo diferentes herramientas que ayudan a los expertos en procesos a realizar la medición y el análisis necesario para poder aportar las mejoras clave de los procesos adecuados a la madurez que el proceso tiene en ese momento. Esto es clave, ya que permite a las compañías comprender sus procesos, lo cual es fundamental para el éxito empresarial.

Actualmente existen dos líneas de trabajo principales, como ya he comentado antes, la minería basada en el log de eventos (broad mining), o bien, basada en los clic en pantalla (deep mining). Una vez estas aplicaciones recopilan la información, realizan una transformación de dicha información basada en los algoritmos propios que utilizan y realizan una representación donde se puede visualizar el proceso (se visualiza el proceso de principio a fin, todas la variantes, los cuellos de botella y las ineficiencias). Por último, proporcionan aspectos e información que estaban ocultos y que permiten tomar decisiones basadas en la situación actual del proceso tal y como esta ejecutándose.

Parece que estas aplicaciones de minería de procesos representan una nueva era en la gestión por procesos. El descubrimiento de procesos automatizados es algo bueno, pero las recomendaciones de mejora de procesos automatizados son mejores. Espero que éstas y otras innovaciones provoquen un resurgimiento en el pensamiento y la acción orientados al proceso. Si quieres que ayude a tu compañía a implementar una solución para mejorar de una forma rápida la gestión por procesos puedes enviarme un email.