Productividad Personal
Sólo si nos esforzamos por sacar el máximo partido y defendemos nuestro tiempo podremos ser productivos.
La gestión del tiempo se ha convertido en un elemento clave a la hora de ser más productivos. La proactividad es una actitud básica para poder soportar toda la carga de trabajo que tenemos (tanto a nivel personal como profesional). Nuestro tiempo es como un cirio encendido, poco a poco se va consumiendo, y el tiempo consumido no lo podremos recuperar.
A continuación, os voy a contar como una persona es capaz de ahorrar 5 minutos al realizar dos actividades que tenía que hacer personalmente y no podía delegar.
La primera actividad consiste en aclarar unas dudas que tiene referentes a las coberturas de su seguro del hogar. Para resolver estas dudas realiza una llamada al teléfono de atención al cliente. Una vez ha buscado el número de teléfono y ha marcado, salta el menú interactivo de la centralita. Una vez seleccionada la mejor opción, el robot indica que todos los agentes están ocupados y tendrá que esperar en línea. Mientras dura la espera, ponen un hilo musical tranquilo y apacible. En promedio, el tiempo que está sonando el hilo musical es de 5 minutos hasta que un agente queda libre y aclaran las dudas. En total se gasta un promedio de 10 minutos en realizar esta actividad.
La segunda actividad consiste en realizar una trasferencia para pagar la suscripción al club de montaña. Para ello, desde el mismo móvil gracias a la app del banco, es posible conectarse y consultar el estado de su cuenta y realizar operaciones bancarias simples, en este caso, una transferencia. Para ello, se introduce la cuenta corriente del club, el nombre social, el concepto y la cantidad a abonar. Se realiza la verificación de seguridad y se guarda el justificante en el móvil. Supongamos que se tarda un promedio de 5 minutos.
Bien, una persona reactiva habría gastado 15 minutos en realizar ambas actividades. En cambio, una persona proactiva habría aprovechado el tiempo de espera de la primera actividad para realizar la segunda acción. En total habría consumido de su "cirio de la vida" sólo 10 minutos para completar las dos gestiones. Esto le ha supuesto un ahorro de cinco minutos para dedicar a otra actividad. ¿Cómo lo ha conseguido? Poniendo el altavoz en el teléfono mientras escuchaba la música y abriendo la app del banco para realizar la transferencia. Un reactivo siempre encontrará excusas y justificaciones: “es molesto poner el altavoz”, “no me aclaro con el teléfono usándolo de esta manera”, ...
En cambio un proactivo buscará la forma de salvar estos obstáculos: conectar los auriculares al móvil, aprender a utilizar el teléfono, ... Me considero una persona proactiva y no me gusta que los demás consuman mi tiempo. Es por eso que procuro hacer siempre las cosas de la forma más eficiente posible. Pero, ¿cómo he descubierto estas técnicas? ¿Cualquiera es capaz de aprenderlas? ¿Cómo puedo mejorar mi proactividad y, en consecuencia, mi productividad?
Metodologías de para mejorar tu gestión del tiempo
La organización es clave para poder mejorar tu proactividad y en consecuencia tu productividad. Lo primero que debes saber es que tener todo en la cabeza genera ansiedad y estrés, por tanto una buena recomendación es escribir todo (ya sea físicamente o digitalmente). Cuantas menos cosas tengas en la cabeza, mejor. No es cuestión de llenarte los bolsillos de post-it con todas las cosas que tienes que hacer, ni de montarte un tablero Kanban en la pared de casa (o de la oficina) con todas tus tareas personales y profesionales, se trata de orden. Lo primero, debes tener un único sitio donde reposes todas tus ideas, ya sea una app del móvil (y solo una) o una libreta. Este sitio será una especie de diario personal, al principio escribirás todas las tareas a futuro y todos los planes que tienes, luego se convertirá en un sitio donde poder cerrar tareas y darte el gustazo de tachar cosas que hacer, y por último será un registro de todo lo que has realizado y podrás consultar en todo momento. Además, te ayudará a tener un sitio donde tomar todas las notas de la reuniones y de las cosas que suceden y podrás revisar en cualquier momento.
Esta metodología que empleo se llama Bullet Journal® (o BuJo® para abreviar). Es una herramienta que me ha permitido:
- - Tener menos estrés.
- - Tener más control.
- - Ser más productivo y procrastinar mucho menos.
- - Tener un mayor equilibrio entre las diferentes áreas vitales.
- - Obtener una mayor plenitud y bienestar.
Por último, no solamente empleo esta técnica en mi día a día, con los años y la experiencia he ido llenando mi "maletín de herramientas" con diferentes metodologías que aplico. Si quieres conocer otras opciones ponte en contacto conmigo a través del siguiente botón.
